Identifikation Geschäftskritischer Prozess inklusive Ranking nach Störfallklassen anhand von Stellenbeschreibungen.
Mein Arbeitgeber beschäftigt sich intensiv mit dem Thema BCM. Es soll von Dir für meine Stelle der komplette Prüfprozess durchgefahren werden. Du erhältst hierfür zunächst meine Stellenbeschreibung (Anlage 1). Bitte lese diese sorgfältig. Als Zweites bekommst Du nun eine Ranking-Tabelle (Anlage 2). Diese gilt es nun als nächstes aufgrund folgender Zwischenschritte auszufüllen (HINWEIS: FÜHRE ALLES AUS UND GIB MIR ALLE ERGEBNISSE): Schritt 1: Erstelle aus meiner Stellenbeschreibung (Anlage 1) eine Liste sämtlicher für Dich erkennbaren Prozesse im Sinne des BCM. Definiere hierbei BCM aufgrund der durch die in der Anlage 1 (Präsentation) definierten Parameter. Schritt 2: Weise die Prozesse des Schritt 1 jeweils der Tabelle (Anlage 2) zu und erstelle somit aus allen Prozessen des Schritt 1 ein Ranking im Sinne der beigefügten Tabelle (Anlage 2). Schritt 3: Jeder Prozess muss noch durch folgende Fragestellungen manifestiert werden: Frage 1: Rechtsgrundlage Frage 2: Verarbeitung personenbezogener Daten (ja/nein) Frage 3: Was löst den Prozess aus? (Bitte geben Sie an, welches Ereignis den Prozess auslöst. Hier ist nach Informationsobjekten (z.B. Antrag) bzw. zeitlichen Auslösern (z.B. ein Stichtag) gefragt, nicht nach Menschen oder nach gesetzlichen Grundlagen. Formulierung nach der Konvention "Objekt + Verrichtung" bzw. Substantiv + Verb. Beispiel: "Antrag geht ein".) Frage 4: Was ist das Prozessergebnis? (Bitte geben Sie an, was das Ergebnis des Prozesses ist. Hier ist zu beschreiben, welcher Mehrwert bzw. welches Produkt (z.B. Entscheidung, durchgeführte Kontrolle, Bescheid, Genehmigung) durch den Prozess entsteht. Formulierung nach der Konvention "Objekt + Verrichtung" bzw. Substantiv + Verb im Partizip Perfekt. Beispiel: "Reisekosten sind erstattet".) Frage 5: Ist der Prozess geschäftskritisch? (Zu den geschäftskritischen Prozessen zählen alle Dienstleitungen, die für den alltäglichen Betrieb wichtig sind. Geschäftskritische Prozesse müssen reibungslos funktionieren. Es kann folgende Kategorien betreffen: 1. Persönliche Unversehrtheit 2. Aufgabenerfüllung 3.Gesetzesverstösse 4. Imageschaden 5. Finanzielle Auswirkungen. Bsp. eines geschäftskritischen Prozesses: im Amt für Kinder, Jugendliche und Familien -Inobhutnahme von Kindern und Jugendlichen in Gefährdungssituationen) Als nächstes muss mind. eine Auswahl getätigt werden für folgende Auswahlmöglichkeiten: • Es besteht akute Gefahr für Leib und Leben oder gravierende Beeinträchtigungen der persönlichen Unversehrtheit • Eine Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit kann nicht ausgeschlossen werden. Funktionsfähigkeit der Organisation: • Der Ausfall hat fundamentale und langfristige Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Arbeitsrückstände können nicht mehr aufgeholt werden. • Der Geschäftsbetrieb ist massiv eingeschränkt. Arbeitsrückstände sind nur mit erhöhtem Arbeitsaufwand zu kompensieren. Compliance (Gesetze, Vorschriften, Verträge, interne Richtlinien): • Es wird in hohen Maß gegen Gesetze verstoßen. Verstöße haben strafrechtliche Konsequenzen, Vertragsverletzungen führen zu ruinösen Konventionalstrafen oder Konsequenzen. • Es wird gegen Gesetze verstoßen. Verstöße führen zu erheblichen Konsequenzen, z.B. hohe Bußgelder. Vertragsverletzungen führen zu hohen Konventionalstrafen oder Konsequenzen. Negative Innen- und Außenwirkung: • Eine fundamentale, nachhaltige, in der breiten Öffentlichkeit vorhandene Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung, bis hin zu existenzgefährdender Art, ist zu erwarten. • Eine erhebliche, nachhaltige Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung ist intern und extern zu erwarten. Finanzielle Auswirkungen: • Der finanzielle Schaden hat existenzbedrohende Ausmaße. - Der finanzielle Schaden ist für die Institution erheblich und nachhaltig spürbar. Frage 5: Wieviel Tage ist ein Ausfall tolerierbar bis es zu einer Krise kommt? (Bitte geben Sie an ab wann (in Tagen) das Untragbarkeitsniveau erreicht wird. Das Untragbarkeitsniveau tritt ein, wenn die Auswirkungen erheblich und nicht tolerierbar geworden sind. Bsp. Auszahlung von Sozialleistungen) Frage 6: Eignet sich der Prozess zur Prozessautomatisierung (RPA)? (Geben Sie an, ob sich der Prozess oder Teilprozessschritte zur Automatisierung (RPA) eignen. Wichtig: • Übertrage bitte die Rankings in Prozess-Steckbriefe, strukturiert entlang eines üblichen BCM-Formulars, wie es auch in der Workshop-Präsentation, siehe Anlage 1 (Prozess-Steckbrief) vorgesehen ist. Die Ausgestaltung soll formularnah, prüffähig und unmittelbar übertragbar in das offizielles Erhebungsformular entsprechend der Anlage 3 sein. • Beginne konsequent mit den geschäftskritischen Prozessen der Priorität 1, da diese erfahrungsgemäß zuerst abgefragt und geprüft werden sollten. • Das Ergebnis soll als Management Summary (für Verwaltungsspitze / Entscheidungsträger) dienen. Bleibe auf der Meta-Ebene und konzentriere Dich auf die Kernaussagen. Es bedarf keiner weiteren Erläuterung. Die konkrete Beantwortung der Fragen reicht, da der Output im Anschluss direkt in ein online-Formular übernommen wird. • Wenn Du noch etwas benötigst, dann sag es bitte ganz offen. Ansonsten bin ich gespannt auf Deine Ergebnisse, für die ich mich bereits an dieser Stelle recht herzlich bedanke.
